jueves, 5 de marzo de 2009
martes, 30 de septiembre de 2008
BIBLIOTECOLOGIA
QUE ES BIBLIOTECA?
Deriva del griego (biblios=libro y theke=lugar). Es una colección de libros y otros documentos impresos, audiovisuales, electrónicos o informáticos debidamente organizada que sirva para cubrir las demandas generales o específicas de lectura e información.
Colección de libros numerosa y selecta, catalogada de acuerdo con un sistema dado y puesta a disposición de los estudiosos para su consulta. ...
Una biblioteca es una colección de materiales, que contienen información, ideas y obras de creación, organizados para su uso, y que emplea a personal cualificado para hacerlos accesibles.
El término "biblioteca" a menudo se toma como equivalente de "biblioteca pública". Sin embargo, hay una enorme variedad de tipos de bibliotecas, con diferentes propósitos y que responden a las necesidades de diferentes grupos de usuarios.
¿QUÉ MATERIALES OFRECEN LAS BIBLIOTECAS?
Tradicionalmente las bibliotecas han adquirido materiales impresos, incluyendo periódicos, mapas, folletos, ilustraciones y muchos otras cosas además de libros. A pesar del malentendido popular, las bibliotecas nunca se han reducido a los libros. Las bibliotecas incluso existieron previamente a la invención del libro, recopilando rollos de papiro (la biblioteca original de Alejandría fue un buen ejemplo) y manuscritos (las bibliotecas monásticas medievales, por ejemplo). No fue, por tanto, un gran salto adelante el coleccionar cada nuevo medio que apareciera. Todas las formas de registro sonoro y visual (por ejemplo, registros gramofónicos, casetes, CD, videos, y DVDs.) se han incluido de forma inmediata en las colecciones multimedia de las bibliotecas y en este momento existen muchas bibliotecas en el mundo que tienen colecciones importantes de CD ROMs y revistas electrónicas. Actualmente muchas publicaciones "nacen de forma digital" y un buen número de ellas nunca aparece impresa. Cuando aparecen en los dos formatos, las versiones digitales e impresas son cada vez más diferentes en contenido. Como resultado, hay algunas bibliotecas que, para el que las visita por primera vez, no se parecen en absoluto a la idea convencional de una "biblioteca".
Se debe resaltar que ha habido una persistente corriente hacia la creación de corporaciones globales, que abarcan publicaciones en muchos medios diferentes, creadas en diferentes países. Hay que señalar, sin embargo, la importancia preponderante del contenido sobre el continente. Por otra parte para muchos tipos de medios, especialmente aquellos relacionados con los campos Científicos, Tecnológicos y Médicos (STM), las bibliotecas son un segmento tremendamente importante. Una ventaja de la aplicación de las nuevas tecnologías, que ha surgido recientemente, es la posibilidad de introducir tarifas especiales que favorezcan a las bibliotecas de los países en vías de desarrollo. Sin embargo, aún existen motivos de preocupación ante la creciente concentración de los editores de estos medios en determinadas empresas importantes. Es cada vez más importante que las bibliotecas adquieran y difundan las publicaciones de editores más pequeños, más locales y especializados.
¿QUÉ SERVICIOS DAN?
Esto depende mucho de la clase de biblioteca y del grupo o grupos de usuarios a los que sirva. Las bibliotecas nacionales, por ejemplo, generalmente tienen que recopilar y preservar las publicaciones nacionales del país al que sirven, asegurándose de que sea accesible, no sólo a los usuarios actuales, sino también a las futuras generaciones. Por lo general también recopilan la bibliografía nacional y actúan como la biblioteca a la que acudir en último caso para localizar un ejemplar que otras bibliotecas de la red nacional de bibliotecas no pueden aportar. Generalmente se benefician del depósito legal que impone a los editores la obligación de enviarles gratuitamente copias de sus publicaciones. Las bibliotecas tienen a menudo sofisticados programas de preservación y conservación. La edición electrónica supone un gran reto en muchas de sus funciones. Las bibliotecas nacionales, a menudo, también difunden materiales publicados en otros países, especialmente publicaciones científicas y técnicas.
Las bibliotecas públicas generalmente ofrecen servicios gratuitos a cualquiera que desee usarlas, aunque el préstamo está a menudo restringido a los residentes de la localidad. Muchas tienen programas de alfabetización, promoción de la lectura y actúan como un punto de información de la administración pública local. Generalmente coleccionan y conservan una amplia tipología de materiales relacionados con la historia y el desarrollo de la localidad. Tienen servicios especiales para cubrir las necesidades de grupos particulares como los niños (incluyendo programas de cuenta cuentos), las personas con movilidad reducida y con deficiencias visuales.
Las bibliotecas de instituciones educativas han desarrollado una amplia variedad de servicios para cumplir los objetivos educativos de sus instituciones. Las bibliotecas escolares necesitan claramente apoyar los programas de enseñanza, pero también disponen de libros y otros materiales para la animación a la lectura y para la estimulación de la curiosidad intelectual, así como también para cubrir las necesidades de los profesores y personal administrativo.
Las universidades están entre las más avanzadas en términos del desarrollo de servicios electrónicos. Muchas tienen grandes colecciones de revistas electrónicas, así como también herramientas sofisticadas de búsqueda disponibles, tanto para estudiantes como para profesores.
Los hospitales de formación están a menudo adheridos a universidades. Estos requieren sofisticados servicios bibliotecarios para hacer accesibles las últimas investigaciones médicas publicadas en una gran variedad de soportes.
Las bibliotecas de empresas han sido la avanzadilla del desarrollo de los servicios "a medida" para adaptarse a las necesidades de individuos o pequeños grupos de clientes. Hacen perfiles de sus usuarios (los empleados de la empresa) y resumen información y dan servicios de alerta para asegurarse de que estén al tanto de la información más reciente relativa a su investigación o proyecto actual. Se ocupan cada vez más de la gestión del conocimiento, abarcando la totalidad del conocimiento disponible en su empresa.
¿CÓMO SE FINANCIAN LAS BIBLIOTECAS?
Las bibliotecas nacionales son normalmente creadas por el gobierno a partir de los impuestos.
Pero como en la mayoría de los servicios públicos del mundo, necesitan complementar estos fondos con dinero procedente de fuentes variadas, incluido el mecenazgo, el cobro por algunos servicios, las ventas de publicaciones, etc. Una reciente exposición gratuita de la Biblioteca Nacional de Australia sobre los tesoros bibliotecarios de todo el mundo, obtuvo unos ingresos superiores a un millón de dólares australianos en ventas de publicaciones y objetos relativos.
Las bibliotecas públicas generalmente se financian con una combinación de fondos nacionales y locales, cada vez más ayudados por el pago de algunos servicios, el mecenazgo o los proyectos de recogida de fondos.
Las bibliotecas escolares se financian primeramente con ingresos de sus instituciones. Pero también se les anima generalmente a buscar financiación por diversas medios. Las bibliotecas del sector empresarial son generalmente centros de gasto que contribuyen a los objetivos de la empresa.
¿LAS BIBLIOTECAS COOPERAN?
Sí. Las bibliotecas tienen una larga tradición de trabajo compartido dentro de sus países y más allá de sus fronteras nacionales. La mayoría de los países tienen sistemas de préstamo interbibliotecario por el que libros y otros documentos que no están en sus colecciones pueden ser prestados para satisfacer las necesidades de un usuario local. Estos sistemas evolucionaron, una vez que el fotocopiado se hizo disponible de una forma generalizada, hacia sistemas de envío de documentos, y el envío electrónico de documentos se está convirtiendo en la norma en algunas materias.
Las bibliotecas también colaboran en áreas como el desarrollo de colecciones para evitar la duplicidad de obras costosas y para asegurar que se completen colecciones en una región, así como en formación del personal. Los consorcios de bibliotecas, bien de un tipo particular o de una región concreta, se están desarrollando en primer lugar para negociar licencias para la compra y uso de publicaciones electrónicas.
Las bibliotecas han visto las oportunidades que ofrece la aplicación de las nuevas tecnologías para revolucionar los procesos técnicos requeridos para proporcionar servicios. Algunos ejemplos incluyen la catalogación compartida, en la que muchas bibliotecas comparten la tarea de preparar registros catalográficos para evitar esfuerzos duplicados. Otros ejemplos incluyen los sistemas de autopréstamo y las medidas de seguridad.
Una tendencia actual es la convergencia de organizaciones conocidas como memorias institucionales, que incluye algunos tipos de bibliotecas, archivos y museos. Un objetivo es aprovechar las ventajas de las nuevas tecnologías para poner a disposición de los usuarios -en una de las tres instituciones- las colecciones de las otras o incluso de todas las instituciones implicadas.
¿QUÉ ESTUDIAN LOS BIBLIOTECARIOS?
En la mayoría de los países los bibliotecarios aprenden en universidades, tradicionalmente llamadas "Escuelas de bibliotecarios" con tres niveles: diplomatura, licenciatura y doctorado, dependiendo mayormente de la tradición global del país o región. A esto se añaden periodos de entrenamiento y experiencia práctica. En algunos países esto da lugar a una titulación para ejercer. En otros, los cursos mismos están acreditados por un órgano profesional. La educación incluye estudios de ciencias de la información, de sistemas de información automatizada, de edición electrónica, asuntos legales, incluyendo leyes de propiedad intelectual y de la comprensión de las necesidades del usuario, así como también las materias más tradicionales como fuentes de referencia, catalogación, indización y clasificación. Los programas de especialización opcionales incluyen el servicio a grupos de usuarios como niños, deficientes visuales, personas con dificultades de aprendizaje así como a las industrias especializadas, etc.
¿NECESITAMOS BIBLIOTECAS AHORA QUE TENEMOS INTERNET?
Sí. Aunque una gran cantidad de información está disponible en la mesa de trabajo de cualquiera que tenga un ordenador con acceso a Internet, la mayor parte es poco fiable y está desorganizada, cuando no incluso peligrosa. Mucha de la información pertinente es accesible solamente mediante pago. Por tanto los usuarios necesitan acceder a materiales a través de las bibliotecas que tienen personal cualificado para buscar eficientemente, capaces de identificar lugares fiables y obtener acceso a fuentes de pago mediante licencias.
PLANEAMIENTO Y MOBILIARIO DE LA BIBLIOTECA
El planeamiento y la distribución del mobiliario de la biblioteca son factores importantes para poder proporcionar al usuario un servicio más eficiente. De la misma manera, la arquitectura, la decoración y el mobiliario son elementos que influyen en forma favorable o desfavorable en el usuario
Las tareas que se llevan acabo en la biblioteca son la de selección, adquisición, organización, conservación, interpretación y puesta en servicio da los materiales del acervo bibliográfico, audiovisual, y de otros tipos.
La biblioteca tradicional estaba compuesta principalmente de salas de lectura y de un acervo con estantería cerrada. En la actualidad debe satisfacer las necesidades de comunicar la información a los usuarios y ayudar a obtener sus objetivos. La biblioteca deberá ser el centro de la comunidad social, cultural, científica y de investigación para los lectores del área donde se encuentre localizada.
CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES DE LA BIBLIOTECA
Para una biblioteca es muy esencial que tenga un ambiente cómodo, para que el lector tenga interés a entrar en esta; las principales características que debe tener una biblioteca son:
Una fachada agradable, cuya armonía y belleza invite a entrar, tiene gran importancia para invitar a entrar al posible usuario.
Se aconseja que la biblioteca tenga un solo nivel, que tenga grandes ventanales que permita ver el interior desde afuera.
Las biblioteca modernas, están rodeadas de jardines que, además de darles belleza, proporciona silencio al evitar que llegue el ruido proveniente de la calle.
La buena ventilación.
La colocación adecuada de los muebles y enseres contribuye a ofrecer al usuario un excelente servicio; dicha distribución se hace de acuerdo con un plano, y según del tipo de biblioteca de que se trate, ya sea estantería abierta o cerrada. Si es de primer tipo, requiere más espacio, puesto que el usuario debe circular entre los estantes; en cambio, si es cerrada, no es necesario que tenga mucho espacio ya que, el lector no tiene acceso directo con los libros.
Al colocar la estantería debe seguir un plan lógico y flexible, a fin de que en el arreglo de sus departamentos o divisiones se de preferencia a los servicios más importantes.
La estantería debe estar en un lugar cerca de la sala de lectura.
Al planificar el edificio se debe buscar que el funcionamiento de esta sea satisfactorio y que su mantenimiento sea económico, así como tomar las debidas precauciones para evitar incendios, inundaciones, etc.
La decoración debe ser sobria y en colores mate suave, no brillante, los pisos y techos deben de ser de un material que absorba el ruido y que se pueda limpiar con facilidad.
Es necesario prever salidas de emergencia en la biblioteca, y también áreas de fácil acceso y circulación en el arreglo de muebles y estantería.
TIPOS DE BIBLIOTECA
Pueden clasificarse de acuerdo con los objetivos que persiguen y el tipo de usuarios que a ellas concurren. Hay cuatro tipos: la publica, la académica o escolar, la infantil y la especializada, y a cada una de estas les corresponden un tipo de usuario y acervo diferente.
La biblioteca pública. Está al servicio de todas las personas, sin distinción de edad, raza, credo o posición social, y proporciona un servicio gratuito. Los servicios esenciales son el préstamo de libros dentro de la biblioteca y a domicilio, y el servicio de consulta. Este último además de resolver los problemas del usuario en cuanto a información, puede contribuir a mejorar su nivel intelectual.
La biblioteca infantil. Es complemento de la biblioteca pública. Posee un acervo especializado que comprende literatura infantil de tipo instructivo, educativo y recreativo, el cual es adecuado para que los niños acudan a ellas. En esta no hay préstamo a domicilio.
La biblioteca académica. Comprende las bibliotecas de las escuelas primarias, secundarias, preparatorias y las universitarias. Su objeto es servir a los alumnos de las instituciones educativas, el fin es ampliar sus conocimientos sobre las áreas que abarcan los programas educativos y de investigación de dichos establecimientos docentes.. Las bibliotecas Universitarias, deben contar con un acervo completo, especializado y actualizado. Los servicios que proporcionan son: préstamo a domicilio, consulta, reprografía y la facilidad de libros en reserva para uso determinado de un grupo de alumnos y profesores, es las diversas áreas.
La biblioteca especializada. Esta supera a la de los otros tipos, en cuanto a acervos y servicios
.
Los acervos contienen material especializado en los temas que son de su competencia; cuenta con: libros, publicaciones periódicas, folletos, informes sobre los diversos tipos de investigación que se llevan a cabo en laboratorios, colegios, etc. Estas bibliotecas se especializan en servir a instituciones bancarias y comerciales, laboratorios químicos, clínicas y hospitales, escuelas, empresas y a la industria en general. Esta se origino después de la Primera Guerra mundial.
FUNCIONES DE LOS DIVERSOS DEPARTAMENTOS DE LA BIBLIOTECA
Para cumplir el objetivo, de informar, educar y recrear, la biblioteca como cualquier empresa se divide en departamentos con funciones diferentes, como lo son: administración, organización, dirección, servicios técnicos, consulta, préstamos dentro y fuera de la biblioteca, libros en reserva, sección de reprografía y sección audiovisual.
Administración:
Es la tarea del director, el es quien se encarga de organizar y gobernar la biblioteca en todo lo que se refiere a las actividades que se llevan a cabo dentro de la misma; elabora los programas de adquisición de material de lectura; redacta los reglamentos que rigen el préstamo a domicilio y dentro de la biblioteca; establece las condiciones para el registro de lectores, y supervisa y selecciona al personal profesional, subprofesional y de servicio. Él es la máxima autoridad.
Servicios Técnicos:
Se encarga de la selección y adquisición del material bibliográfico, además de la preparación del libro para ponerlo en circulación.
Contabilidad
Los trámites de facturas, pedidos, reclamaciones, etc.. son controlados por medio del departamento de contabilidad y la secretaría.
Prestamos
En este se hace el registro de los lectores, quienes deberán presentar su solicitud para obtener su credencial que les da derecho a sacar libros de la biblioteca en calidad de préstamo.
Consulta
Este departamento debe estar a cargo de un bibliotecólogo profesional. La consulta se hace personalmente, pero puede hacerse por teléfono o por carta.
Reprografía o copiado
Este departamento brinda el servicio de copiado a los usuarios.
EL CATÁLOGO
Funciones del catalogo diccionario:
Indica los nombres de los autores, coautores, editores, traductores, comentaristas, prologuistas e ilustradores de los libros de la biblioteca.
Da a conocer los nombres de las sociedades, instituciones, secretarías y subsecretarías de estado y de todos los entes corporativos de cuyas publicaciones se dispongan en la biblioteca.
Indica los libros pertenecientes a una determinada serie incluida en la biblioteca
Reúne en un solo lugar del catálogo todas las obras de cada autor.
Clasificación:
Existen varios tipos de clasificaciones, pero las más usadas son las clasificaciones llamadas decimales, que son la de Melvil Dewey. Se emplea al termino decimal porque su clasificación se basa en los números del 0 al 9, esta es de la siguiente manera:
000 Obras generales
100 Filosofía
200 Religión
· Ciencias Sociales
· Filología
· Ciencias puras
· Ciencias aplicadas
· Bellas artes
· Literatura
· Historia
EL EMPLEO DE LA TECNOLOGÍA MODERNA EN LA BIBLIOTECA
Se emplean sistemas de computadoras con consolas conectadas a un modulo central. En estos bancos se reúne información actualizada en forma exhaustiva y constante por medio de memorias periféricas de computadoras, para poder proporcionar toda la información necesaria y dar a conocer ampliamente un tema u objetivo.
Este sistema se emplea para proporcionar datos estadísticos de otro tipo a instituciones bancarias, policíacas, gubernamentales y educativas, a compañías áreas y de seguros.
Además de facilitar la búsqueda en una biblioteca, es e gran utilidad para reducir espacios.
Conclusión
La organización es un arma fundamental en toda empresa.
Resulta interesante, investigar el tipo de organización que lleva una empresa, desde sus antecedentes, hasta como se conforman y las funciones de cada departamento, es por eso que este trabajo, me dedique a investigar la forma en que se lleva a cabo un buen funcionamiento de una biblioteca.
Me di cuanta que con el trabajo en equipo se logra sacar adelante el trabajo y además que no es nada sencilla tener a cargo una biblioteca, ya que para mantener esta en un buen estado y funcionamiento, se debe tener una excelente organización y planificación de esta, ya que sin estos elementos clave de una biblioteca, el pequeño numero de lectores que asisten a estas, se convertiría en un micro numero de lectores.
2
Deriva del griego (biblios=libro y theke=lugar). Es una colección de libros y otros documentos impresos, audiovisuales, electrónicos o informáticos debidamente organizada que sirva para cubrir las demandas generales o específicas de lectura e información.
Colección de libros numerosa y selecta, catalogada de acuerdo con un sistema dado y puesta a disposición de los estudiosos para su consulta. ...
Una biblioteca es una colección de materiales, que contienen información, ideas y obras de creación, organizados para su uso, y que emplea a personal cualificado para hacerlos accesibles.
El término "biblioteca" a menudo se toma como equivalente de "biblioteca pública". Sin embargo, hay una enorme variedad de tipos de bibliotecas, con diferentes propósitos y que responden a las necesidades de diferentes grupos de usuarios.
¿QUÉ MATERIALES OFRECEN LAS BIBLIOTECAS?
Tradicionalmente las bibliotecas han adquirido materiales impresos, incluyendo periódicos, mapas, folletos, ilustraciones y muchos otras cosas además de libros. A pesar del malentendido popular, las bibliotecas nunca se han reducido a los libros. Las bibliotecas incluso existieron previamente a la invención del libro, recopilando rollos de papiro (la biblioteca original de Alejandría fue un buen ejemplo) y manuscritos (las bibliotecas monásticas medievales, por ejemplo). No fue, por tanto, un gran salto adelante el coleccionar cada nuevo medio que apareciera. Todas las formas de registro sonoro y visual (por ejemplo, registros gramofónicos, casetes, CD, videos, y DVDs.) se han incluido de forma inmediata en las colecciones multimedia de las bibliotecas y en este momento existen muchas bibliotecas en el mundo que tienen colecciones importantes de CD ROMs y revistas electrónicas. Actualmente muchas publicaciones "nacen de forma digital" y un buen número de ellas nunca aparece impresa. Cuando aparecen en los dos formatos, las versiones digitales e impresas son cada vez más diferentes en contenido. Como resultado, hay algunas bibliotecas que, para el que las visita por primera vez, no se parecen en absoluto a la idea convencional de una "biblioteca".
Se debe resaltar que ha habido una persistente corriente hacia la creación de corporaciones globales, que abarcan publicaciones en muchos medios diferentes, creadas en diferentes países. Hay que señalar, sin embargo, la importancia preponderante del contenido sobre el continente. Por otra parte para muchos tipos de medios, especialmente aquellos relacionados con los campos Científicos, Tecnológicos y Médicos (STM), las bibliotecas son un segmento tremendamente importante. Una ventaja de la aplicación de las nuevas tecnologías, que ha surgido recientemente, es la posibilidad de introducir tarifas especiales que favorezcan a las bibliotecas de los países en vías de desarrollo. Sin embargo, aún existen motivos de preocupación ante la creciente concentración de los editores de estos medios en determinadas empresas importantes. Es cada vez más importante que las bibliotecas adquieran y difundan las publicaciones de editores más pequeños, más locales y especializados.
¿QUÉ SERVICIOS DAN?
Esto depende mucho de la clase de biblioteca y del grupo o grupos de usuarios a los que sirva. Las bibliotecas nacionales, por ejemplo, generalmente tienen que recopilar y preservar las publicaciones nacionales del país al que sirven, asegurándose de que sea accesible, no sólo a los usuarios actuales, sino también a las futuras generaciones. Por lo general también recopilan la bibliografía nacional y actúan como la biblioteca a la que acudir en último caso para localizar un ejemplar que otras bibliotecas de la red nacional de bibliotecas no pueden aportar. Generalmente se benefician del depósito legal que impone a los editores la obligación de enviarles gratuitamente copias de sus publicaciones. Las bibliotecas tienen a menudo sofisticados programas de preservación y conservación. La edición electrónica supone un gran reto en muchas de sus funciones. Las bibliotecas nacionales, a menudo, también difunden materiales publicados en otros países, especialmente publicaciones científicas y técnicas.
Las bibliotecas públicas generalmente ofrecen servicios gratuitos a cualquiera que desee usarlas, aunque el préstamo está a menudo restringido a los residentes de la localidad. Muchas tienen programas de alfabetización, promoción de la lectura y actúan como un punto de información de la administración pública local. Generalmente coleccionan y conservan una amplia tipología de materiales relacionados con la historia y el desarrollo de la localidad. Tienen servicios especiales para cubrir las necesidades de grupos particulares como los niños (incluyendo programas de cuenta cuentos), las personas con movilidad reducida y con deficiencias visuales.
Las bibliotecas de instituciones educativas han desarrollado una amplia variedad de servicios para cumplir los objetivos educativos de sus instituciones. Las bibliotecas escolares necesitan claramente apoyar los programas de enseñanza, pero también disponen de libros y otros materiales para la animación a la lectura y para la estimulación de la curiosidad intelectual, así como también para cubrir las necesidades de los profesores y personal administrativo.
Las universidades están entre las más avanzadas en términos del desarrollo de servicios electrónicos. Muchas tienen grandes colecciones de revistas electrónicas, así como también herramientas sofisticadas de búsqueda disponibles, tanto para estudiantes como para profesores.
Los hospitales de formación están a menudo adheridos a universidades. Estos requieren sofisticados servicios bibliotecarios para hacer accesibles las últimas investigaciones médicas publicadas en una gran variedad de soportes.
Las bibliotecas de empresas han sido la avanzadilla del desarrollo de los servicios "a medida" para adaptarse a las necesidades de individuos o pequeños grupos de clientes. Hacen perfiles de sus usuarios (los empleados de la empresa) y resumen información y dan servicios de alerta para asegurarse de que estén al tanto de la información más reciente relativa a su investigación o proyecto actual. Se ocupan cada vez más de la gestión del conocimiento, abarcando la totalidad del conocimiento disponible en su empresa.
¿CÓMO SE FINANCIAN LAS BIBLIOTECAS?
Las bibliotecas nacionales son normalmente creadas por el gobierno a partir de los impuestos.
Pero como en la mayoría de los servicios públicos del mundo, necesitan complementar estos fondos con dinero procedente de fuentes variadas, incluido el mecenazgo, el cobro por algunos servicios, las ventas de publicaciones, etc. Una reciente exposición gratuita de la Biblioteca Nacional de Australia sobre los tesoros bibliotecarios de todo el mundo, obtuvo unos ingresos superiores a un millón de dólares australianos en ventas de publicaciones y objetos relativos.
Las bibliotecas públicas generalmente se financian con una combinación de fondos nacionales y locales, cada vez más ayudados por el pago de algunos servicios, el mecenazgo o los proyectos de recogida de fondos.
Las bibliotecas escolares se financian primeramente con ingresos de sus instituciones. Pero también se les anima generalmente a buscar financiación por diversas medios. Las bibliotecas del sector empresarial son generalmente centros de gasto que contribuyen a los objetivos de la empresa.
¿LAS BIBLIOTECAS COOPERAN?
Sí. Las bibliotecas tienen una larga tradición de trabajo compartido dentro de sus países y más allá de sus fronteras nacionales. La mayoría de los países tienen sistemas de préstamo interbibliotecario por el que libros y otros documentos que no están en sus colecciones pueden ser prestados para satisfacer las necesidades de un usuario local. Estos sistemas evolucionaron, una vez que el fotocopiado se hizo disponible de una forma generalizada, hacia sistemas de envío de documentos, y el envío electrónico de documentos se está convirtiendo en la norma en algunas materias.
Las bibliotecas también colaboran en áreas como el desarrollo de colecciones para evitar la duplicidad de obras costosas y para asegurar que se completen colecciones en una región, así como en formación del personal. Los consorcios de bibliotecas, bien de un tipo particular o de una región concreta, se están desarrollando en primer lugar para negociar licencias para la compra y uso de publicaciones electrónicas.
Las bibliotecas han visto las oportunidades que ofrece la aplicación de las nuevas tecnologías para revolucionar los procesos técnicos requeridos para proporcionar servicios. Algunos ejemplos incluyen la catalogación compartida, en la que muchas bibliotecas comparten la tarea de preparar registros catalográficos para evitar esfuerzos duplicados. Otros ejemplos incluyen los sistemas de autopréstamo y las medidas de seguridad.
Una tendencia actual es la convergencia de organizaciones conocidas como memorias institucionales, que incluye algunos tipos de bibliotecas, archivos y museos. Un objetivo es aprovechar las ventajas de las nuevas tecnologías para poner a disposición de los usuarios -en una de las tres instituciones- las colecciones de las otras o incluso de todas las instituciones implicadas.
¿QUÉ ESTUDIAN LOS BIBLIOTECARIOS?
En la mayoría de los países los bibliotecarios aprenden en universidades, tradicionalmente llamadas "Escuelas de bibliotecarios" con tres niveles: diplomatura, licenciatura y doctorado, dependiendo mayormente de la tradición global del país o región. A esto se añaden periodos de entrenamiento y experiencia práctica. En algunos países esto da lugar a una titulación para ejercer. En otros, los cursos mismos están acreditados por un órgano profesional. La educación incluye estudios de ciencias de la información, de sistemas de información automatizada, de edición electrónica, asuntos legales, incluyendo leyes de propiedad intelectual y de la comprensión de las necesidades del usuario, así como también las materias más tradicionales como fuentes de referencia, catalogación, indización y clasificación. Los programas de especialización opcionales incluyen el servicio a grupos de usuarios como niños, deficientes visuales, personas con dificultades de aprendizaje así como a las industrias especializadas, etc.
¿NECESITAMOS BIBLIOTECAS AHORA QUE TENEMOS INTERNET?
Sí. Aunque una gran cantidad de información está disponible en la mesa de trabajo de cualquiera que tenga un ordenador con acceso a Internet, la mayor parte es poco fiable y está desorganizada, cuando no incluso peligrosa. Mucha de la información pertinente es accesible solamente mediante pago. Por tanto los usuarios necesitan acceder a materiales a través de las bibliotecas que tienen personal cualificado para buscar eficientemente, capaces de identificar lugares fiables y obtener acceso a fuentes de pago mediante licencias.
PLANEAMIENTO Y MOBILIARIO DE LA BIBLIOTECA
El planeamiento y la distribución del mobiliario de la biblioteca son factores importantes para poder proporcionar al usuario un servicio más eficiente. De la misma manera, la arquitectura, la decoración y el mobiliario son elementos que influyen en forma favorable o desfavorable en el usuario
Las tareas que se llevan acabo en la biblioteca son la de selección, adquisición, organización, conservación, interpretación y puesta en servicio da los materiales del acervo bibliográfico, audiovisual, y de otros tipos.
La biblioteca tradicional estaba compuesta principalmente de salas de lectura y de un acervo con estantería cerrada. En la actualidad debe satisfacer las necesidades de comunicar la información a los usuarios y ayudar a obtener sus objetivos. La biblioteca deberá ser el centro de la comunidad social, cultural, científica y de investigación para los lectores del área donde se encuentre localizada.
CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES DE LA BIBLIOTECA
Para una biblioteca es muy esencial que tenga un ambiente cómodo, para que el lector tenga interés a entrar en esta; las principales características que debe tener una biblioteca son:
Una fachada agradable, cuya armonía y belleza invite a entrar, tiene gran importancia para invitar a entrar al posible usuario.
Se aconseja que la biblioteca tenga un solo nivel, que tenga grandes ventanales que permita ver el interior desde afuera.
Las biblioteca modernas, están rodeadas de jardines que, además de darles belleza, proporciona silencio al evitar que llegue el ruido proveniente de la calle.
La buena ventilación.
La colocación adecuada de los muebles y enseres contribuye a ofrecer al usuario un excelente servicio; dicha distribución se hace de acuerdo con un plano, y según del tipo de biblioteca de que se trate, ya sea estantería abierta o cerrada. Si es de primer tipo, requiere más espacio, puesto que el usuario debe circular entre los estantes; en cambio, si es cerrada, no es necesario que tenga mucho espacio ya que, el lector no tiene acceso directo con los libros.
Al colocar la estantería debe seguir un plan lógico y flexible, a fin de que en el arreglo de sus departamentos o divisiones se de preferencia a los servicios más importantes.
La estantería debe estar en un lugar cerca de la sala de lectura.
Al planificar el edificio se debe buscar que el funcionamiento de esta sea satisfactorio y que su mantenimiento sea económico, así como tomar las debidas precauciones para evitar incendios, inundaciones, etc.
La decoración debe ser sobria y en colores mate suave, no brillante, los pisos y techos deben de ser de un material que absorba el ruido y que se pueda limpiar con facilidad.
Es necesario prever salidas de emergencia en la biblioteca, y también áreas de fácil acceso y circulación en el arreglo de muebles y estantería.
TIPOS DE BIBLIOTECA
Pueden clasificarse de acuerdo con los objetivos que persiguen y el tipo de usuarios que a ellas concurren. Hay cuatro tipos: la publica, la académica o escolar, la infantil y la especializada, y a cada una de estas les corresponden un tipo de usuario y acervo diferente.
La biblioteca pública. Está al servicio de todas las personas, sin distinción de edad, raza, credo o posición social, y proporciona un servicio gratuito. Los servicios esenciales son el préstamo de libros dentro de la biblioteca y a domicilio, y el servicio de consulta. Este último además de resolver los problemas del usuario en cuanto a información, puede contribuir a mejorar su nivel intelectual.
La biblioteca infantil. Es complemento de la biblioteca pública. Posee un acervo especializado que comprende literatura infantil de tipo instructivo, educativo y recreativo, el cual es adecuado para que los niños acudan a ellas. En esta no hay préstamo a domicilio.
La biblioteca académica. Comprende las bibliotecas de las escuelas primarias, secundarias, preparatorias y las universitarias. Su objeto es servir a los alumnos de las instituciones educativas, el fin es ampliar sus conocimientos sobre las áreas que abarcan los programas educativos y de investigación de dichos establecimientos docentes.. Las bibliotecas Universitarias, deben contar con un acervo completo, especializado y actualizado. Los servicios que proporcionan son: préstamo a domicilio, consulta, reprografía y la facilidad de libros en reserva para uso determinado de un grupo de alumnos y profesores, es las diversas áreas.
La biblioteca especializada. Esta supera a la de los otros tipos, en cuanto a acervos y servicios
.
Los acervos contienen material especializado en los temas que son de su competencia; cuenta con: libros, publicaciones periódicas, folletos, informes sobre los diversos tipos de investigación que se llevan a cabo en laboratorios, colegios, etc. Estas bibliotecas se especializan en servir a instituciones bancarias y comerciales, laboratorios químicos, clínicas y hospitales, escuelas, empresas y a la industria en general. Esta se origino después de la Primera Guerra mundial.
FUNCIONES DE LOS DIVERSOS DEPARTAMENTOS DE LA BIBLIOTECA
Para cumplir el objetivo, de informar, educar y recrear, la biblioteca como cualquier empresa se divide en departamentos con funciones diferentes, como lo son: administración, organización, dirección, servicios técnicos, consulta, préstamos dentro y fuera de la biblioteca, libros en reserva, sección de reprografía y sección audiovisual.
Administración:
Es la tarea del director, el es quien se encarga de organizar y gobernar la biblioteca en todo lo que se refiere a las actividades que se llevan a cabo dentro de la misma; elabora los programas de adquisición de material de lectura; redacta los reglamentos que rigen el préstamo a domicilio y dentro de la biblioteca; establece las condiciones para el registro de lectores, y supervisa y selecciona al personal profesional, subprofesional y de servicio. Él es la máxima autoridad.
Servicios Técnicos:
Se encarga de la selección y adquisición del material bibliográfico, además de la preparación del libro para ponerlo en circulación.
Contabilidad
Los trámites de facturas, pedidos, reclamaciones, etc.. son controlados por medio del departamento de contabilidad y la secretaría.
Prestamos
En este se hace el registro de los lectores, quienes deberán presentar su solicitud para obtener su credencial que les da derecho a sacar libros de la biblioteca en calidad de préstamo.
Consulta
Este departamento debe estar a cargo de un bibliotecólogo profesional. La consulta se hace personalmente, pero puede hacerse por teléfono o por carta.
Reprografía o copiado
Este departamento brinda el servicio de copiado a los usuarios.
EL CATÁLOGO
Funciones del catalogo diccionario:
Indica los nombres de los autores, coautores, editores, traductores, comentaristas, prologuistas e ilustradores de los libros de la biblioteca.
Da a conocer los nombres de las sociedades, instituciones, secretarías y subsecretarías de estado y de todos los entes corporativos de cuyas publicaciones se dispongan en la biblioteca.
Indica los libros pertenecientes a una determinada serie incluida en la biblioteca
Reúne en un solo lugar del catálogo todas las obras de cada autor.
Clasificación:
Existen varios tipos de clasificaciones, pero las más usadas son las clasificaciones llamadas decimales, que son la de Melvil Dewey. Se emplea al termino decimal porque su clasificación se basa en los números del 0 al 9, esta es de la siguiente manera:
000 Obras generales
100 Filosofía
200 Religión
· Ciencias Sociales
· Filología
· Ciencias puras
· Ciencias aplicadas
· Bellas artes
· Literatura
· Historia
EL EMPLEO DE LA TECNOLOGÍA MODERNA EN LA BIBLIOTECA
Se emplean sistemas de computadoras con consolas conectadas a un modulo central. En estos bancos se reúne información actualizada en forma exhaustiva y constante por medio de memorias periféricas de computadoras, para poder proporcionar toda la información necesaria y dar a conocer ampliamente un tema u objetivo.
Este sistema se emplea para proporcionar datos estadísticos de otro tipo a instituciones bancarias, policíacas, gubernamentales y educativas, a compañías áreas y de seguros.
Además de facilitar la búsqueda en una biblioteca, es e gran utilidad para reducir espacios.
Conclusión
La organización es un arma fundamental en toda empresa.
Resulta interesante, investigar el tipo de organización que lleva una empresa, desde sus antecedentes, hasta como se conforman y las funciones de cada departamento, es por eso que este trabajo, me dedique a investigar la forma en que se lleva a cabo un buen funcionamiento de una biblioteca.
Me di cuanta que con el trabajo en equipo se logra sacar adelante el trabajo y además que no es nada sencilla tener a cargo una biblioteca, ya que para mantener esta en un buen estado y funcionamiento, se debe tener una excelente organización y planificación de esta, ya que sin estos elementos clave de una biblioteca, el pequeño numero de lectores que asisten a estas, se convertiría en un micro numero de lectores.
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NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA
NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA
El objetivo esencial de los archivos, según lo señala el artículo 4° de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, ...“ es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia; por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y organizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten...”
Tan importante objetivo requiere para su cumplimiento de parámetros que posibiliten la homogenización y normalización de los procesos archivísticos. Por ello el Archivo General de la Nación, en tanto autoridad responsable de la Dirección y Coordinación de la función archivística en Colombia, debe orientar y difundir la normatividad que aplica a la administración pública en sus diferentes niveles, a las entidades privadas que cumplen funciones públicas y a los demás organismos regulados por la mencionada ley.
El presente texto contiene el “Listado de normatividad archivística”, actualizada a la fecha. Da cuenta de la existencia de disposiciones atinentes a los archivos de gestión, centrales e históricos, unidades de información que se conforman de acuerdo a las fases del ciclo vital de los documentos, establecidas en el marco del concepto de archivo total, definido en las políticas archivísticas para nuestro país
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Artículos 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,313
COLOMBIANOS
Código de Procedimiento Civil: Artículos 175, 251, 252 al 259, 261 al 264, 268,269, 272, 273, 279, 281, 282.
Código Penal: Artículos 463, 431, 418, 419, 350, 287, 286, 289, 291,292, 293, 294, 309, 192, 194
Código Procedimiento Penal: Artículos 155, 156, 157, 233, 259, 260, 261, 262, 263, 264, 265, 275
Código Contencioso Administrativo: Artículos 17, 18, 19, 21, 24, 25, 29, 110
Código de Comercio: Artículos 19, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69, 70, 619
Código Sustantivo del Trabajo: Artículos 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488,489
LEYES
LEY 4 DE 1993 Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos.
LEY 47 DE 1920 Sobre protección del patrimonio documental y artístico.
LEY 45 DE 1923 (Art.99) Sobre conservación de documentos bancarios
LEY 40 DE 1932 Sobre registros y reformas civiles de las personas.
LEY 14 DE 1936 Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.
LEY 163 DE 1959 Sobre protección de patrimonio cultural.
LEY 39 DE 1981 Sobre microfilmación y certificación de archivos.
LEY 23 DE 1981 Regula archivos de las historias clínicas.
LEY 23 DE 1982 Sobre derechos de autor.
LEY 57 DE 1985 Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.
LEY 63 DE 1986 Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de los bienes culturales.
LEY 6 DE 1992 (Art.74) Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos tributarios.
LEY 31 de 1992 (Arts.54-55) Publicidad, reserva y conservación documentos Bancos de la República.
LEY 80 DE 1989 Crea el Archivo General de la Nación de Colombia.
LEY 80 DE 1993 (Art.39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa.
LEY 44 DE 1993 Sobre derechos de auto, funcionarios públicos.
LEY 136 DE 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de los municipios.
LEY 190 DE 1995 Estatuto Anticorrupción (Arts.27 y 79 ).
LEY 270 DE 1996 Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia (Art.95).
LEY 527 DE 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
LEY 734 DE 2002 Código Disciplinario Único (Artículo 34 numeral ,1,5 y 22 Artículo 35 numeral 8,13 y 21).
LEY 795 DE 2003 Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera (Artículo 22).
DECRETOS
Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio.
Decreto 3354 de 1954: Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados.
Decreto 264 de 1963: Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico, monumentos.
Decreto 960 de 1970: Estatuto notarial. (Artículos 106, 107, 113, 114 y 115)
Decreto 1260 de 1970: Estatuto del Registro Civil de la personas. (Artículos 8, 13 al 16).
Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos. (Artículos 1 a 5)
Decreto 624 de 1989: Uso de medios magnéticos en la información tributaria.(Artículo 633)
Decreto 1798 de 1990: Conservación de libros y papeles de los comerciantes. (Artículos 31 a 33)
Decreto 2126 de 1992: Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores (Artículo 51)
Decreto 663 de 1993: Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Artículo 96)
Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.
Decreto 2649 de 1993: Estatuto Contable. (Artículos 123 y 134)
Decreto 855 de 1994: Contratación Pública (Artículo 3)
Decreto 856 de 1994: Libros y archivo del Registro Único de Proponentes (Artículo 11)
Decreto 1584 de 1994: Documentación e información estrictamente indispensable. parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio.
Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.
Decreto 2150 de 1995: Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en u poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29).
Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informáticos. (Artículos 1, 47, 49 y 62)
Decreto 1094 de 1996: Facturas Electrónicas.
Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.
Decreto 1725 de 1997: División de documentos DIAN. (Artículo 54)
Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de Empleadores. (art. 9 información laboral empleados).
Decreto 254 de 2000: Expide el régimen para la liquidación de las Entidades Públicas del Orden Nacional (Artículo 39)
Decreto 2170 de 2002: Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80 de 1993, y Decreto Reglamentario 855/94 y dicta otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999.
Decreto 190 de 2003: Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11, Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia capítulo II “Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica”.
Decreto 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de información administrativa del sector público SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida. (Artículo 12)
Decreto 221 de 2004: Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades financieras sujetas a toma de posesión y liquidación forzosa administrativa.
Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los Archivos en Colombia.
Decreto 4124 de 2004: Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Decreto 1227 de 2005: Artículo 49 actualización en el Registro Público de Carrera Administrativa, deberá estar acompañada de los soportes documentales necesarios.
Decreto 564 de 2006: Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias Urbanísticas. (arts.18 a 23 documentos, art.40 archivo expediente licencia urbanística otorgada).
CIRCULARES
CIRCULAR 01 DE 1997 Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia.
CIRCULAR 02 DE 1997 Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.
CIRCULAR 01 DE 1998 Creación y desarrollo del Archivo General del Municipio.
CIRCULAR 01 DE 2001 Elaboración y adopción de Tablas de Retención Documental.
CIRCULAR 07 DE 2002 Organización y conservación de los documentos de archivos de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
CIRCULAR 04 DE 2003 Organización de Historias Laborales
CIRCULAR 012 DE 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003 (Organización de las Historias Laborales).
CIRCULAR 01 DE 2004 Inventario de documentos a eliminar
CIRCULAR 01 DE 2006 Lineamientos de Trabajo para los Consejos Territoriales de Archivos
NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS
NTC 4095: Norma General para la Descripción Archivística.
NTC 3723: Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación.
NTC 4080: Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes.
NTC 4436: Información y Documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.
NTC 5029: Norma sobre Medición de Archivos.
NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
NTC 5238: Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación.
ACUERDO 042 DE 2001 Por el cual se organizan los archivos de gestión
LEY 594 DE 2000
POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
EL CONGRESO DE COLOMBIADECRETA:TITULO I
OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.
Artículo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Artículo 2. Ámbito de aplicación. La presente Ley comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente Ley.
Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos, así:
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
FUNCION ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Artículo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la función archivística son los siguientes:
Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia.
Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley.
Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.
Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante la autoridades por el uso de los mismos.
Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el Título I de los Principios Fundamentales de la Constitución Política.
Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley.
Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla.
Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.
Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.
Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.
Interpretación. Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado Colombiano.
TITULO II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOSORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
Artículo 5. El Sistema Nacional de Archivos:
Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.
integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de Cultura.
El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad.
El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilización de la Administración Pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva.
Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía.
El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.
Artículo 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así:
La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales.
La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los Consejos territoriales de archivos, los Comités Técnicos, las entidades de formación del recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio.
La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo será responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado.
La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias.
TITULO III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
Artículo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia se clasifican en:
Archivo General de la Nación
Archivo General del Departamento
Archivo General del Municipio
Archivo General del Distrito
PARAGRAFO: El Archivo General de la Nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente Ley.
Artículo 8. Archivos Territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
Archivos de Entidades del Orden Nacional
Archivos de Entidades del Orden Departamental
Archivos de Entidades del Orden Distrital
Archivos de Entidades del Orden Metropolitano
Archivos de Entidades del Orden Municipal
Archivos de Entidades de Orden Local
Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.
Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la Ley los desarrolle.
Artículo 9. Los Archivos según la organización del Estado.
Archivos de la Rama Ejecutiva
Archivos de la Rama Legislativa
Archivos de la Rama Judicial
Archivos de los Organismos de Control
Archivos de los Organismos Autónomos
Artículo 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.
TITULO IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
Artículo 12. Responsabilidad. La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.
Artículo 13. Instalaciones para los Archivos: La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.PARAGRAFO 1: La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.PARAGRAFO 2: Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.PARAGRAFO 3: El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos.
Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.
Artículo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.
Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo. Las entidades tiene la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y áreas relacionadas con su labor.PARAGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.
Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
Organización archivística de los documentos.
Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos corno la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
PARAGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.PARAGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
Artículo 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Las entidades públicas que se supriman o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.PARAGRAFO: Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
TITULO V
GESTION DE DOCUMENTOS
Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.PARAGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Artículo 22. Procesos Archivísticos. La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Artículo 23. Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en:
ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
Artículo 26. Inventario Documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley.Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.
Artículo 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este sólo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".
Artículo 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.
TITULO VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
Artículo 30. Documentos Administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
Artículo 31. Documentos Históricos. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos:
Motivos legales
Procesos técnicos
Exposiciones Culturales
PARAGRAFO: Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de una archivo fuera del territorio nacional.
TITULO VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
Artículo 32. Visitas de Inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
Artículo 33. Órgano Competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.
Artículo 34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el articulo 8 de la Constitución Política, El Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y sus disposiciones.
Artículo 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así:
Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento.
Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995.
Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371, y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin prejuicio de las sanciones patrimoniales previstas.
Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.
TITULO IX
ARCHIVOS PRIVADOS
Artículo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
Artículo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política.
Artículo 38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite.
Artículo 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formarán parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.
Artículo 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.
Artículo 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural:
Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.
Transferir -a título oneroso o gratuito- la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes.
PARAGRAFO: El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la Ley.
Artículo 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la Constitución Política.PARAGRAFO: Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir.
Artículo 43. Protocolos Notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan mas de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.
TITULO X
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
Artículo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.
Artículo 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.Declarase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que de refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.
TITULO XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Artículo 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
Artículo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.PARAGRAFO: Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.
Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
Artículo 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2 de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".
TITULO XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION
Artículo 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.
TITULO XIII
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General del Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta Ley.
Artículo 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
EL PRESIDENTE DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA,MIGUEL PINEDO VIDALEL SECRETARIO GENERAL DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA,MANUEL ENRIQUEZ ROSEROLA PRESIDENTA DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES,NANCY PATRICIA GUTIERREZ CASTAÑEDAEL SECRETARIO GENERAL DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES,GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO
REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL PUBLIQUESE Y EJECUTESE
Dada en Santafé de Bogotá D.C., a los 14 JUL.2000EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICAANDRES PASTRANA ARANGOEL MINISTRO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAREL MINISTRO DE CULTURA, JUAN LUIS MEJIA ARANGO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
CIRCULAR No.004 DE 2003
PARA: Secretarios Generales de Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Unidades Administrativas Especiales y demás Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional
DE: Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la Nación
ASUNTO: Organización de las Historias Laborales
FECHA: Junio 6 de 2003.
El pasado 20 de diciembre de 2002 el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación, expidieron la Circular No. 07, a través de la cual se expresó la necesidad de que todas las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional organicen los archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos 594 de 2000 y a las pautas y normas técnicas generales sobre la conservación de la información oficial de las entidades.
Teniendo en cuenta lo anterior, en desarrollo del Programa de Renovación de la Administración Pública se viene adelantando por parte de la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de Planeación, el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo de la Función Pública, un plan de contingencia que involucra el acompañamiento y seguimiento al manejo de los archivos, con el fin de proteger los fondos documentales de las entidades dentro de sus procesos de reforma institucional y de manera específica la relacionada prioritariamente con las historias laborales, nóminas e historias clínicas, entre otras.
Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad:
¨ Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
¨ Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
¨ Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
¨ Documentos de identificación
¨ Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
¨ Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
¨ Acta de posesión
¨ Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
¨ Certificado de Antecedentes Fiscales
¨ Certificado de Antecedentes Disciplinarios
¨ Declaración de Bienes y Rentas
¨ Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
¨ Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
¨ Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.
¨ Evaluación del Desempeño
¨ Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.
El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su naturaleza jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos documentales, complementándola.
De otra parte, las entidades deberán establecer controles que garanticen la transparencia de la administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestión del talento humano.
Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso de organización de archivos, deberán verificar que:
¨ En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la entidad.
¨ Los documentos de cada Historia Laboral estén colocados en unidades de conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios. La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc.
¨ Dichos documentos se registrarán en el formato de Hoja de Control que se anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de documentos.
¨ Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el Inventario Único Documental de los expedientes bajo su custodia.
¨ Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los documentos.
Aprovechando el proceso de organización archivística que vienen adelantando las entidades en cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de la Nación y dada la importancia legal y el carácter administrativo de los documentos que conforman las Historias Laborales, las entidades deberán verificar la organización de las mismas, ajustando sus manuales y reglamentos internos a las disposiciones anteriormente descritas.
El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus funciones de asesoría técnica, inspección y vigilancia otorgadas por la Ley, continuará realizando visitas a las entidades, para verificar el cumplimiento de las obligaciones respecto al manejo archivístico y en especial de las series documentales anteriormente citadas.
ACUERDO No. 042
(OCTUBRE 31 DE 2002)
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26
De la Ley General de Archivos 594 de 2000
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
En ejercicio de las facultades que le confiere la Ley 80 de 1989, Artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula: “Fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva” ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999.
Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, es un deber de cada servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Así mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la administración pública y las empresas privadas que cumplen funciones públicas deberán elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación atenderán los principios y procesos archivísticos; el artículo 22 de la misma ley, prevé que la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como: la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos, y su artículo 23, sobre formación de archivos, dispone que teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos.
Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 señala que es obligación de las entidades de la administración pública elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
ACUERDA:
ARTÍCULO PRIMERO.- Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de acuerdo con los Artículos 8º y 9º. de la Ley 594 de 2000.
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ARTÍCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
ARTICULO TERCERO.- Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.
ARTÍCULO CUARTO.- Criterios para la organización de archivos de gestión.
1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.
2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subseries, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
PARÁGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.
ARTÍCULO QUINTO.- Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas
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por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las Leyes. En la correspondiente oficina se llevara el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.
ARTICULO SEXTO.- Prestamos de documentos para trâmites internos. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata.
ARTICULO SÉPTIMO: Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Unico de Inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan.
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
4. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.
8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
Emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
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Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrará las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.
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Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
MANUAL DE APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL EN ARCHIVOS DE GESTION
La presente guía tiene como fin disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del archivo (archivo de Gestión) de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas, normas, métodos y procedimientos archivísticos, implantados por el Archivo General de la Nación, relacionados con el recibo, tramite, distribución, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencias documental en los archivos de Gestión .
Este Documento se convierte, en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los Archivos en LA SECRETARIA DE EDUCACION.
El Archivo General de la Nación expidió el acuerdo 042 “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los Archivos de Gestión en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, se regula El Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley general de Archivos594 de 2000.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
La Tabla de Retención Documental de LA GOBERNACION DEL DEPARTAMENTO DEL HUILA fue aprobada mediante acuerdo 013 del 24 de Agosto de 2006 por el Archivo General de la Nación.
EXPLICACION E INTERPRETACION DE LA TRD
A continuación se explicara que significa cada columna.
OFICINA: Se ha colocado la Secretaria de Educación como entidad puesto que en el organigrama aparece una sola Oficina la cual depende del Secretario de Educación, por eso el listado de series es general. (DE MODIFICARSE PARA TENER EN CUENTA LAS AREAS DE CALIDAD Y COBERTURA, GESTION DE RECURSOS Y DESPACHO)
CODIGO: Sistema de codificación documental establecido para la entidad, que identifica las unidades productoras de documentos y de forma consecutiva las series y subseries que maneja cada unidad.
SERIE: Se ha relacionado la denominación dada al conjunto de tipos de documentos que produce cada oficina como consecuencia del ejercicio de las funciones propias de la oficina, organizados de forma alfabética, presentando así mismo las subseries cuando es el caso y relacionando los tipos de documentos que la conforman. Es el nombre dado en mayúscula sostenida. Los nombres dados en minúscula son los tipos documentales que componen cada serie.
RETENCION: Se ha determinado el plazo en términos de años en que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestión o en el central, siendo estas las subcolumnas que la conforman. Esta permanencia es determinada por la valoración realizada a cada serie, derivada de la necesidad de uso y de la responsabilidad que de acuerdo con las normas se tiene sobre los documentos. El número corresponde a la cantidad de años, contando desde el año siguiente a la elaboración del documento, diferenciando los años en el archivo de gestión y los años en el archivo Central.
DISPOSICION FINAL: Se consigna el destino que se le debe dar a cada serie después de transcurrido su valor primario. Es decir los años dados en la columna de retención en el archivo central. Las subcolumnas que la componen son: seleccionar, microfilmar, conservar o eliminar. Se establece colocando una equis (X) en la subcolumna que se le debe aplicar a cada serie.
SELECCIONAR: Proceso técnico por el cual se le establece el tiempo en que los documentos de archivo sirven a sus diferentes fines, normalmente se establecen el procedimiento que porcentaje de la serie se debe guardar como muestra histórica, ese porcentaje es el que se selecciona y se guarda, el resto de la serie se elimina, por perdida de de valores, una vez cumplidos los años dados en el archivo central.
MICROFILMAR: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
CONSERVAR: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos, puede ser preventiva o de intervención directa. Las series que estén marcadas como de conservación, son históricas, lo que indica que se debe guardar la serie completa, que nunca se deben eliminar.
ELIMINAR: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no poseen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. La eliminación se puede realizar una vez los documentos que se están analizando hayan cumplido todos los años establecidos en las TRD.
PROCEDIMIENTO: En esta columna se define la forma de proceder frente a la disposición final de cada serie, en cualquiera de sus modalidades; en ella también se explica cuando se presentan situaciones especiales dentro de la tabla.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION:
Tome la TRD correspondiente a su dependencia, conozca las series y subseries documentales que le corresponde tener en el Archivo de Gestión de su oficina.
Es conveniente que al iniciar cada año. Se estime la cantidad de expedientes que debe abrir por cada serie y subserie con el fin de reservar el espacio, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos evitando que al agregarse los correspondientes tipos documentales se disminuyan la facilidad de consulta por efecto de reducción del espacio.
Recuerde que para evitar deterioro físico de la documentación, cada carpeta puede conservar un máximo de 200 folios.
Nota: el almacenamiento de la documentación en AZ es supremamente perjudicial para la documentación por lo tanto se recomienda usar las carpetas en yute o neutras.
MOBILIARIO:
Coloque tantas carpetas como expedientes sea necesario abrir y dentro de la carpeta colgante, coloque una carpeta celuguía que a su vez contendrá los tipos documentales que van conformando el expediente.
Marque la carpeta celuguía en el marbete identificándola con el código y nombre del expediente. Ejemplo: 150-04-01 Actas del Comité de Calidad, en el caso de éste ejemplo es una Serie documental que se produce en área de Gestión de Calidad.
ORDENACION DE SERIES, EXPEDIENTES Y TIPOS DOCUMENTALES
Para la ordenación de series, expedientes y tipos documentales, siga las siguientes instrucciones:
Haga la distribución secuencial de las gavetas del archivador o bandejas de estantería enumerados de (1) hasta (n) de arriba hacia abajo.
Distribuya las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificación establecido, es decir en forma ascendente, como se encuentra en la TRD. Igualmente, en el vértice superior derecho de la gaveta, adhiera una cartulina con la descripción de las series, subseries y expedientes que allí se encuentran. Esta medida evita la continua manipulación de los documentos, teniendo acceso a la documentación que se requiere de manera inmediata.
La ubicación física de los documentos corresponderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tramites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y la fecha mas reciente se encontrara al final de la misma.
Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se requiere numerar cada folio en el momento que se genere; para los fines pertinentes se debe utilizar lápiz de mina negra y escribir el numero en el vértice superior derecho de cada folio, solamente se debe anotar un número por folio. El foliar los documentos diariamente evitará que existan faltantes inexplicables en la numeración como sucede cuando se efectúa la afiliación al momento de la transferencia.
Por ningún motivo se deben dejar duplicidad de un mismo documento dentro de las carpetas, se deja el ejemplar mas completo y en mejores condiciones, hay que eliminar borradores y manuscritos que no poseen ningún valor testimonial.
RECOMENDACIONES GENERALES:
Verifique que el documento enviado a su dependencia corresponda a las fusiones que allí se desarrollan o si se trata de un asunto que se requiere tramitarse a través de ella.
Si definitivamente el documento no tiene relación directa con su dependencia, entonces remítalo de inmediato a la oficina competente según el caso.
No realice los siguientes procedimientos: perforar, subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones adicionales, ni otro tipo de marcas sobre el documento.
Emplee clips plásticos para sujetar documentos que requieran estar unidos, en su defecto coloque una banda de papel cuando vaya a grapar la documentación para que el material metálico no tenga contacto directo con el documento.
Coloque dentro de cada carpeta (celuguias) máximo de 200 folios.
LOCALIZACION Y CONTROL
Para el control interno de los documentos de archivo, actualice constantemente el formato “Inventario único Documental “ FUID consignando los datos completos del formato.
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
SECRETARIA O ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
SECRETARIA O ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produjo o produce los documentos.
AREA DE LA SE O UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser. Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias.
HOJA No. : Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas de inventario.
REGISTRO DE ENTRADA: Se diligencia solo para transferencias primarias y transferencias secundarias. debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.
No. DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
CODIGO: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
No se pueden identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
FECHAS EXTREMAS: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (asiento) Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
UNIDAD DE CONSERVACION: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna “otro” se registrara las unidades de conservación diferente escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
NUMERO DE FOLIOS: Se anotará el numeró total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
SOPORTE: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel; Microfilmes (M) videos (V) casetes (C) soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
NOTAS: Se consignaran los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos. Faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del numero consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencias de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el numero consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por maquina deberán registrase las características físicas requerimientos técnicos para visualización / o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se les asignarán un numeró de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.
Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
ELABORADO POR: Se escribirá el nombre y apellido, cargo firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
ENTREGADO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, forma de la persona, responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
RECIBIDO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
PRESTAMO DE DOCUMENTOS:
Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran información referente a su archivo, y sea indispensable retirar documentos del expediente, diligencie una ficha de préstamo.
El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas particulares debe hacerse con el visto bueno del jefe de la respectiva dependencia y debe quedar el soporte del préstamo.
En todos los casos deje una “FICHA AFUERA” y ubique en el lugar de donde fueron retirados los documentos.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Se entiende por transferencia primaria, al proceso técnico de organización y descripción de las unidades de conservación y posterior traslado al archivo central, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental TRD.
Por definición, es el proceso archivístico mediante el cual una unidad administrativa u oficina, transfiere las series documentales al archivo central, una vez cumplido el tiempo de retención estipulado en la TRD para el archivo de Gestión.
El funcionario encargado en cada Secretaria deberá diseñar un Programa Anual de Transferencia (preferiblemente dentro de los tres primeros meses de cada año) que no altere las actividades programadas por el archivo durante la vigencia. A este programa se deben acoger las oficinas, enviando la documentación como se indica en los procesos de clasificación, ordenación y descripción.
Programa anual de transferencias: Es una circular instructiva, para cumplimiento de todas las oficinas, en donde se dan las pautas a seguir por los funcionarios encargados de los archivos de las oficinas, para que organicen los archivos que van a transferir al archivo central de la Gobernación (básicamente lo descrito en este manual), lo importante de resaltar es que en la Circular se debe incluir la fecha que se le asigna a cada oficina para que realice la entrega; la primer fecha debe ser aproximadamente a los quince (15) días que salga la circular, para dar tiempo de que las oficinas organicen lo que van a transferir ; igualmente entre fecha y fecha programada de entrega, debe haber uno o dos días para que el funcionario encargado del archivo central revise y/o ubique los archivos en el sitio que a destinado para ello, esa ubicación es la que va a quedar en la base de datos, lo cual va a permitir que los archivos sean ubicados fácilmente y sin demoras.
PASOS METODOLOGICOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Tenga en cuenta la fecha programada en el calendario de transferencia, dada por el funcionario encargado del programa de transferencia documental en donde se determina La fecha que le corresponde a cada una de las Oficinas.
Solicite accesoria a quien compete el tema.
Verifique la finalización del periodo de retención. El funcionario responsable del archivo en cada una de las oficinas, deberá verificar que la documentación que se pretende transferir, haya finalizado su periodo de retención en el archivo de cada una de ellas, y así evitar problemas innecesarios en el servicio de consulta desde el archivo central. Es decir, seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que según la TRD deben transferirse.
Realice organización de los documentos, deberá clasificar, ordenar y efectuar la selección natural; es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el expediente, como son: impresos, o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos, impresos), formatos y hojas en blanco, borradores, copias o fotocopias cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de leyes decretos, cuando no hagan parte integral del expediente entre otros.
Ordenación de tipos documentales. Tal como se explicó anteriormente, los documentos se ubican uno detrás de otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el ultimó documento recibido aparezca al final del total de documentos que contiene la carpeta.
Foliación de la documentación; La filiación debe efectuarse en orden ascendente en atención a la cronología, correspondiendo el numero uno (1 ) al documento mas antiguo y el número mayor al documento mas reciente .
Ordene los expedientes por años y de manera secuencias siguiéndole código y la cronología en forma ascendente.
Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de uno hasta n tantas carpetas vaya a transferir.
En la solapa (vértice inferior derecho, parte exterior de la carpeta) consigne los siguientes datos: número de carpeta, numero de caja, código de la serie documental, nombre de la oficina productora, nombre de la serie documental, fechas extremas y numero de folios (utilice esfero de tinta negra).
Diligencie el formato, único de inventario documental, relacionando una a una cada carpeta, que se va a transferir al archivo central, con datos de fechas extremas, número de folios y demás datos requeridos en el formato, tal como se explico anteriormente.
Ubique las carpetas en cajas, siga el orden ascendente de numeración de carpetas.
Imprima el Formato único de Inventario Documental, en original y copia, haga entrega al funcionario encargado del archivo central, junto con la documentación relacionada. El funcionario encargado del archivo central, debe firmar como recibido y dejar constancia en el FUID, que falta confirmar contenido.
El funcionario encargado del Archivo Central de la Gobernación, deberá confirmar el contenido y confrontar las series según las TRD de la oficina, verificar lo descrito en el formato único de inventario documental frente a las carpetas entregadas. Si el proceso no se ha realizado correctamente, este deberá devolver las carpetas y el FUID para que sean corregidos los problemas.. Si el proceso esta correcto debe firmar como recibido a satisfacción.
NO SE DEBE INCLUIR MATERIAL DE APOYO NI MATERIAL BIBLIOGRAFICO DENTRO DE LAS CARPETAS DE DOCUMENTOS QUE REPRESENTAN LAS SERIES DOCUMENTALES.
El objetivo esencial de los archivos, según lo señala el artículo 4° de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, ...“ es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia; por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y organizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten...”
Tan importante objetivo requiere para su cumplimiento de parámetros que posibiliten la homogenización y normalización de los procesos archivísticos. Por ello el Archivo General de la Nación, en tanto autoridad responsable de la Dirección y Coordinación de la función archivística en Colombia, debe orientar y difundir la normatividad que aplica a la administración pública en sus diferentes niveles, a las entidades privadas que cumplen funciones públicas y a los demás organismos regulados por la mencionada ley.
El presente texto contiene el “Listado de normatividad archivística”, actualizada a la fecha. Da cuenta de la existencia de disposiciones atinentes a los archivos de gestión, centrales e históricos, unidades de información que se conforman de acuerdo a las fases del ciclo vital de los documentos, establecidas en el marco del concepto de archivo total, definido en las políticas archivísticas para nuestro país
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Artículos 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,313
COLOMBIANOS
Código de Procedimiento Civil: Artículos 175, 251, 252 al 259, 261 al 264, 268,269, 272, 273, 279, 281, 282.
Código Penal: Artículos 463, 431, 418, 419, 350, 287, 286, 289, 291,292, 293, 294, 309, 192, 194
Código Procedimiento Penal: Artículos 155, 156, 157, 233, 259, 260, 261, 262, 263, 264, 265, 275
Código Contencioso Administrativo: Artículos 17, 18, 19, 21, 24, 25, 29, 110
Código de Comercio: Artículos 19, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69, 70, 619
Código Sustantivo del Trabajo: Artículos 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488,489
LEYES
LEY 4 DE 1993 Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos.
LEY 47 DE 1920 Sobre protección del patrimonio documental y artístico.
LEY 45 DE 1923 (Art.99) Sobre conservación de documentos bancarios
LEY 40 DE 1932 Sobre registros y reformas civiles de las personas.
LEY 14 DE 1936 Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.
LEY 163 DE 1959 Sobre protección de patrimonio cultural.
LEY 39 DE 1981 Sobre microfilmación y certificación de archivos.
LEY 23 DE 1981 Regula archivos de las historias clínicas.
LEY 23 DE 1982 Sobre derechos de autor.
LEY 57 DE 1985 Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.
LEY 63 DE 1986 Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de los bienes culturales.
LEY 6 DE 1992 (Art.74) Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos tributarios.
LEY 31 de 1992 (Arts.54-55) Publicidad, reserva y conservación documentos Bancos de la República.
LEY 80 DE 1989 Crea el Archivo General de la Nación de Colombia.
LEY 80 DE 1993 (Art.39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa.
LEY 44 DE 1993 Sobre derechos de auto, funcionarios públicos.
LEY 136 DE 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de los municipios.
LEY 190 DE 1995 Estatuto Anticorrupción (Arts.27 y 79 ).
LEY 270 DE 1996 Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia (Art.95).
LEY 527 DE 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
LEY 734 DE 2002 Código Disciplinario Único (Artículo 34 numeral ,1,5 y 22 Artículo 35 numeral 8,13 y 21).
LEY 795 DE 2003 Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera (Artículo 22).
DECRETOS
Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio.
Decreto 3354 de 1954: Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados.
Decreto 264 de 1963: Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico, monumentos.
Decreto 960 de 1970: Estatuto notarial. (Artículos 106, 107, 113, 114 y 115)
Decreto 1260 de 1970: Estatuto del Registro Civil de la personas. (Artículos 8, 13 al 16).
Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos. (Artículos 1 a 5)
Decreto 624 de 1989: Uso de medios magnéticos en la información tributaria.(Artículo 633)
Decreto 1798 de 1990: Conservación de libros y papeles de los comerciantes. (Artículos 31 a 33)
Decreto 2126 de 1992: Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores (Artículo 51)
Decreto 663 de 1993: Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Artículo 96)
Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.
Decreto 2649 de 1993: Estatuto Contable. (Artículos 123 y 134)
Decreto 855 de 1994: Contratación Pública (Artículo 3)
Decreto 856 de 1994: Libros y archivo del Registro Único de Proponentes (Artículo 11)
Decreto 1584 de 1994: Documentación e información estrictamente indispensable. parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio.
Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.
Decreto 2150 de 1995: Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en u poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29).
Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informáticos. (Artículos 1, 47, 49 y 62)
Decreto 1094 de 1996: Facturas Electrónicas.
Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.
Decreto 1725 de 1997: División de documentos DIAN. (Artículo 54)
Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de Empleadores. (art. 9 información laboral empleados).
Decreto 254 de 2000: Expide el régimen para la liquidación de las Entidades Públicas del Orden Nacional (Artículo 39)
Decreto 2170 de 2002: Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80 de 1993, y Decreto Reglamentario 855/94 y dicta otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999.
Decreto 190 de 2003: Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11, Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia capítulo II “Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica”.
Decreto 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de información administrativa del sector público SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida. (Artículo 12)
Decreto 221 de 2004: Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades financieras sujetas a toma de posesión y liquidación forzosa administrativa.
Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los Archivos en Colombia.
Decreto 4124 de 2004: Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Decreto 1227 de 2005: Artículo 49 actualización en el Registro Público de Carrera Administrativa, deberá estar acompañada de los soportes documentales necesarios.
Decreto 564 de 2006: Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias Urbanísticas. (arts.18 a 23 documentos, art.40 archivo expediente licencia urbanística otorgada).
CIRCULARES
CIRCULAR 01 DE 1997 Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia.
CIRCULAR 02 DE 1997 Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.
CIRCULAR 01 DE 1998 Creación y desarrollo del Archivo General del Municipio.
CIRCULAR 01 DE 2001 Elaboración y adopción de Tablas de Retención Documental.
CIRCULAR 07 DE 2002 Organización y conservación de los documentos de archivos de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
CIRCULAR 04 DE 2003 Organización de Historias Laborales
CIRCULAR 012 DE 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003 (Organización de las Historias Laborales).
CIRCULAR 01 DE 2004 Inventario de documentos a eliminar
CIRCULAR 01 DE 2006 Lineamientos de Trabajo para los Consejos Territoriales de Archivos
NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS
NTC 4095: Norma General para la Descripción Archivística.
NTC 3723: Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación.
NTC 4080: Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes.
NTC 4436: Información y Documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.
NTC 5029: Norma sobre Medición de Archivos.
NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
NTC 5238: Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación.
ACUERDO 042 DE 2001 Por el cual se organizan los archivos de gestión
LEY 594 DE 2000
POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
EL CONGRESO DE COLOMBIADECRETA:TITULO I
OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.
Artículo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Artículo 2. Ámbito de aplicación. La presente Ley comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente Ley.
Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos, así:
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
FUNCION ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Artículo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la función archivística son los siguientes:
Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia.
Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley.
Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.
Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante la autoridades por el uso de los mismos.
Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el Título I de los Principios Fundamentales de la Constitución Política.
Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley.
Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla.
Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.
Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.
Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.
Interpretación. Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado Colombiano.
TITULO II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOSORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
Artículo 5. El Sistema Nacional de Archivos:
Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.
integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de Cultura.
El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad.
El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilización de la Administración Pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva.
Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía.
El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.
Artículo 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así:
La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales.
La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los Consejos territoriales de archivos, los Comités Técnicos, las entidades de formación del recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio.
La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo será responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado.
La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias.
TITULO III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
Artículo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia se clasifican en:
Archivo General de la Nación
Archivo General del Departamento
Archivo General del Municipio
Archivo General del Distrito
PARAGRAFO: El Archivo General de la Nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente Ley.
Artículo 8. Archivos Territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
Archivos de Entidades del Orden Nacional
Archivos de Entidades del Orden Departamental
Archivos de Entidades del Orden Distrital
Archivos de Entidades del Orden Metropolitano
Archivos de Entidades del Orden Municipal
Archivos de Entidades de Orden Local
Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.
Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la Ley los desarrolle.
Artículo 9. Los Archivos según la organización del Estado.
Archivos de la Rama Ejecutiva
Archivos de la Rama Legislativa
Archivos de la Rama Judicial
Archivos de los Organismos de Control
Archivos de los Organismos Autónomos
Artículo 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.
TITULO IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
Artículo 12. Responsabilidad. La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.
Artículo 13. Instalaciones para los Archivos: La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.PARAGRAFO 1: La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.PARAGRAFO 2: Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.PARAGRAFO 3: El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos.
Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.
Artículo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.
Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo. Las entidades tiene la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y áreas relacionadas con su labor.PARAGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.
Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
Organización archivística de los documentos.
Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos corno la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
PARAGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.PARAGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
Artículo 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Las entidades públicas que se supriman o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.PARAGRAFO: Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
TITULO V
GESTION DE DOCUMENTOS
Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.PARAGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Artículo 22. Procesos Archivísticos. La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Artículo 23. Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en:
ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
Artículo 26. Inventario Documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley.Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.
Artículo 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este sólo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".
Artículo 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.
TITULO VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
Artículo 30. Documentos Administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
Artículo 31. Documentos Históricos. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos:
Motivos legales
Procesos técnicos
Exposiciones Culturales
PARAGRAFO: Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de una archivo fuera del territorio nacional.
TITULO VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
Artículo 32. Visitas de Inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
Artículo 33. Órgano Competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.
Artículo 34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el articulo 8 de la Constitución Política, El Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y sus disposiciones.
Artículo 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así:
Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento.
Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995.
Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371, y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin prejuicio de las sanciones patrimoniales previstas.
Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.
TITULO IX
ARCHIVOS PRIVADOS
Artículo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
Artículo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política.
Artículo 38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite.
Artículo 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formarán parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.
Artículo 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.
Artículo 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural:
Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.
Transferir -a título oneroso o gratuito- la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes.
PARAGRAFO: El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la Ley.
Artículo 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la Constitución Política.PARAGRAFO: Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir.
Artículo 43. Protocolos Notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan mas de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.
TITULO X
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
Artículo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.
Artículo 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.Declarase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que de refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.
TITULO XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Artículo 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
Artículo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.PARAGRAFO: Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.
Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
Artículo 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2 de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".
TITULO XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION
Artículo 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.
TITULO XIII
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General del Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta Ley.
Artículo 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
EL PRESIDENTE DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA,MIGUEL PINEDO VIDALEL SECRETARIO GENERAL DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA,MANUEL ENRIQUEZ ROSEROLA PRESIDENTA DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES,NANCY PATRICIA GUTIERREZ CASTAÑEDAEL SECRETARIO GENERAL DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES,GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO
REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL PUBLIQUESE Y EJECUTESE
Dada en Santafé de Bogotá D.C., a los 14 JUL.2000EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICAANDRES PASTRANA ARANGOEL MINISTRO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAREL MINISTRO DE CULTURA, JUAN LUIS MEJIA ARANGO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
CIRCULAR No.004 DE 2003
PARA: Secretarios Generales de Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Unidades Administrativas Especiales y demás Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional
DE: Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la Nación
ASUNTO: Organización de las Historias Laborales
FECHA: Junio 6 de 2003.
El pasado 20 de diciembre de 2002 el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación, expidieron la Circular No. 07, a través de la cual se expresó la necesidad de que todas las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional organicen los archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos 594 de 2000 y a las pautas y normas técnicas generales sobre la conservación de la información oficial de las entidades.
Teniendo en cuenta lo anterior, en desarrollo del Programa de Renovación de la Administración Pública se viene adelantando por parte de la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de Planeación, el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo de la Función Pública, un plan de contingencia que involucra el acompañamiento y seguimiento al manejo de los archivos, con el fin de proteger los fondos documentales de las entidades dentro de sus procesos de reforma institucional y de manera específica la relacionada prioritariamente con las historias laborales, nóminas e historias clínicas, entre otras.
Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad:
¨ Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
¨ Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
¨ Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
¨ Documentos de identificación
¨ Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
¨ Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
¨ Acta de posesión
¨ Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
¨ Certificado de Antecedentes Fiscales
¨ Certificado de Antecedentes Disciplinarios
¨ Declaración de Bienes y Rentas
¨ Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
¨ Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
¨ Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.
¨ Evaluación del Desempeño
¨ Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.
El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su naturaleza jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos documentales, complementándola.
De otra parte, las entidades deberán establecer controles que garanticen la transparencia de la administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestión del talento humano.
Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso de organización de archivos, deberán verificar que:
¨ En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la entidad.
¨ Los documentos de cada Historia Laboral estén colocados en unidades de conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios. La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc.
¨ Dichos documentos se registrarán en el formato de Hoja de Control que se anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de documentos.
¨ Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el Inventario Único Documental de los expedientes bajo su custodia.
¨ Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los documentos.
Aprovechando el proceso de organización archivística que vienen adelantando las entidades en cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de la Nación y dada la importancia legal y el carácter administrativo de los documentos que conforman las Historias Laborales, las entidades deberán verificar la organización de las mismas, ajustando sus manuales y reglamentos internos a las disposiciones anteriormente descritas.
El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus funciones de asesoría técnica, inspección y vigilancia otorgadas por la Ley, continuará realizando visitas a las entidades, para verificar el cumplimiento de las obligaciones respecto al manejo archivístico y en especial de las series documentales anteriormente citadas.
ACUERDO No. 042
(OCTUBRE 31 DE 2002)
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26
De la Ley General de Archivos 594 de 2000
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
En ejercicio de las facultades que le confiere la Ley 80 de 1989, Artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula: “Fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva” ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999.
Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, es un deber de cada servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Así mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la administración pública y las empresas privadas que cumplen funciones públicas deberán elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación atenderán los principios y procesos archivísticos; el artículo 22 de la misma ley, prevé que la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como: la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos, y su artículo 23, sobre formación de archivos, dispone que teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos.
Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 señala que es obligación de las entidades de la administración pública elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
ACUERDA:
ARTÍCULO PRIMERO.- Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de acuerdo con los Artículos 8º y 9º. de la Ley 594 de 2000.
Continuación Acuerdo No. 042-2002 Página No.2
ARTÍCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
ARTICULO TERCERO.- Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.
ARTÍCULO CUARTO.- Criterios para la organización de archivos de gestión.
1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.
2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subseries, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
PARÁGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.
ARTÍCULO QUINTO.- Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas
Continuación Acuerdo No. 042-2002 Página No.3
por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las Leyes. En la correspondiente oficina se llevara el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.
ARTICULO SEXTO.- Prestamos de documentos para trâmites internos. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata.
ARTICULO SÉPTIMO: Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Unico de Inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan.
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
4. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.
8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
Emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
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Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrará las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.
Continuación Acuerdo No. 042-2002 Página No.5
Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
MANUAL DE APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL EN ARCHIVOS DE GESTION
La presente guía tiene como fin disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del archivo (archivo de Gestión) de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas, normas, métodos y procedimientos archivísticos, implantados por el Archivo General de la Nación, relacionados con el recibo, tramite, distribución, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencias documental en los archivos de Gestión .
Este Documento se convierte, en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los Archivos en LA SECRETARIA DE EDUCACION.
El Archivo General de la Nación expidió el acuerdo 042 “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los Archivos de Gestión en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, se regula El Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley general de Archivos594 de 2000.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
La Tabla de Retención Documental de LA GOBERNACION DEL DEPARTAMENTO DEL HUILA fue aprobada mediante acuerdo 013 del 24 de Agosto de 2006 por el Archivo General de la Nación.
EXPLICACION E INTERPRETACION DE LA TRD
A continuación se explicara que significa cada columna.
OFICINA: Se ha colocado la Secretaria de Educación como entidad puesto que en el organigrama aparece una sola Oficina la cual depende del Secretario de Educación, por eso el listado de series es general. (DE MODIFICARSE PARA TENER EN CUENTA LAS AREAS DE CALIDAD Y COBERTURA, GESTION DE RECURSOS Y DESPACHO)
CODIGO: Sistema de codificación documental establecido para la entidad, que identifica las unidades productoras de documentos y de forma consecutiva las series y subseries que maneja cada unidad.
SERIE: Se ha relacionado la denominación dada al conjunto de tipos de documentos que produce cada oficina como consecuencia del ejercicio de las funciones propias de la oficina, organizados de forma alfabética, presentando así mismo las subseries cuando es el caso y relacionando los tipos de documentos que la conforman. Es el nombre dado en mayúscula sostenida. Los nombres dados en minúscula son los tipos documentales que componen cada serie.
RETENCION: Se ha determinado el plazo en términos de años en que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestión o en el central, siendo estas las subcolumnas que la conforman. Esta permanencia es determinada por la valoración realizada a cada serie, derivada de la necesidad de uso y de la responsabilidad que de acuerdo con las normas se tiene sobre los documentos. El número corresponde a la cantidad de años, contando desde el año siguiente a la elaboración del documento, diferenciando los años en el archivo de gestión y los años en el archivo Central.
DISPOSICION FINAL: Se consigna el destino que se le debe dar a cada serie después de transcurrido su valor primario. Es decir los años dados en la columna de retención en el archivo central. Las subcolumnas que la componen son: seleccionar, microfilmar, conservar o eliminar. Se establece colocando una equis (X) en la subcolumna que se le debe aplicar a cada serie.
SELECCIONAR: Proceso técnico por el cual se le establece el tiempo en que los documentos de archivo sirven a sus diferentes fines, normalmente se establecen el procedimiento que porcentaje de la serie se debe guardar como muestra histórica, ese porcentaje es el que se selecciona y se guarda, el resto de la serie se elimina, por perdida de de valores, una vez cumplidos los años dados en el archivo central.
MICROFILMAR: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
CONSERVAR: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos, puede ser preventiva o de intervención directa. Las series que estén marcadas como de conservación, son históricas, lo que indica que se debe guardar la serie completa, que nunca se deben eliminar.
ELIMINAR: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no poseen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. La eliminación se puede realizar una vez los documentos que se están analizando hayan cumplido todos los años establecidos en las TRD.
PROCEDIMIENTO: En esta columna se define la forma de proceder frente a la disposición final de cada serie, en cualquiera de sus modalidades; en ella también se explica cuando se presentan situaciones especiales dentro de la tabla.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION:
Tome la TRD correspondiente a su dependencia, conozca las series y subseries documentales que le corresponde tener en el Archivo de Gestión de su oficina.
Es conveniente que al iniciar cada año. Se estime la cantidad de expedientes que debe abrir por cada serie y subserie con el fin de reservar el espacio, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos evitando que al agregarse los correspondientes tipos documentales se disminuyan la facilidad de consulta por efecto de reducción del espacio.
Recuerde que para evitar deterioro físico de la documentación, cada carpeta puede conservar un máximo de 200 folios.
Nota: el almacenamiento de la documentación en AZ es supremamente perjudicial para la documentación por lo tanto se recomienda usar las carpetas en yute o neutras.
MOBILIARIO:
Coloque tantas carpetas como expedientes sea necesario abrir y dentro de la carpeta colgante, coloque una carpeta celuguía que a su vez contendrá los tipos documentales que van conformando el expediente.
Marque la carpeta celuguía en el marbete identificándola con el código y nombre del expediente. Ejemplo: 150-04-01 Actas del Comité de Calidad, en el caso de éste ejemplo es una Serie documental que se produce en área de Gestión de Calidad.
ORDENACION DE SERIES, EXPEDIENTES Y TIPOS DOCUMENTALES
Para la ordenación de series, expedientes y tipos documentales, siga las siguientes instrucciones:
Haga la distribución secuencial de las gavetas del archivador o bandejas de estantería enumerados de (1) hasta (n) de arriba hacia abajo.
Distribuya las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificación establecido, es decir en forma ascendente, como se encuentra en la TRD. Igualmente, en el vértice superior derecho de la gaveta, adhiera una cartulina con la descripción de las series, subseries y expedientes que allí se encuentran. Esta medida evita la continua manipulación de los documentos, teniendo acceso a la documentación que se requiere de manera inmediata.
La ubicación física de los documentos corresponderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tramites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y la fecha mas reciente se encontrara al final de la misma.
Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se requiere numerar cada folio en el momento que se genere; para los fines pertinentes se debe utilizar lápiz de mina negra y escribir el numero en el vértice superior derecho de cada folio, solamente se debe anotar un número por folio. El foliar los documentos diariamente evitará que existan faltantes inexplicables en la numeración como sucede cuando se efectúa la afiliación al momento de la transferencia.
Por ningún motivo se deben dejar duplicidad de un mismo documento dentro de las carpetas, se deja el ejemplar mas completo y en mejores condiciones, hay que eliminar borradores y manuscritos que no poseen ningún valor testimonial.
RECOMENDACIONES GENERALES:
Verifique que el documento enviado a su dependencia corresponda a las fusiones que allí se desarrollan o si se trata de un asunto que se requiere tramitarse a través de ella.
Si definitivamente el documento no tiene relación directa con su dependencia, entonces remítalo de inmediato a la oficina competente según el caso.
No realice los siguientes procedimientos: perforar, subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones adicionales, ni otro tipo de marcas sobre el documento.
Emplee clips plásticos para sujetar documentos que requieran estar unidos, en su defecto coloque una banda de papel cuando vaya a grapar la documentación para que el material metálico no tenga contacto directo con el documento.
Coloque dentro de cada carpeta (celuguias) máximo de 200 folios.
LOCALIZACION Y CONTROL
Para el control interno de los documentos de archivo, actualice constantemente el formato “Inventario único Documental “ FUID consignando los datos completos del formato.
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
SECRETARIA O ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
SECRETARIA O ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produjo o produce los documentos.
AREA DE LA SE O UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser. Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias.
HOJA No. : Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas de inventario.
REGISTRO DE ENTRADA: Se diligencia solo para transferencias primarias y transferencias secundarias. debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.
No. DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
CODIGO: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
No se pueden identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
FECHAS EXTREMAS: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (asiento) Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
UNIDAD DE CONSERVACION: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna “otro” se registrara las unidades de conservación diferente escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
NUMERO DE FOLIOS: Se anotará el numeró total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
SOPORTE: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel; Microfilmes (M) videos (V) casetes (C) soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
NOTAS: Se consignaran los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos. Faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del numero consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencias de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el numero consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por maquina deberán registrase las características físicas requerimientos técnicos para visualización / o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se les asignarán un numeró de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.
Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
ELABORADO POR: Se escribirá el nombre y apellido, cargo firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
ENTREGADO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, forma de la persona, responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
RECIBIDO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
PRESTAMO DE DOCUMENTOS:
Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran información referente a su archivo, y sea indispensable retirar documentos del expediente, diligencie una ficha de préstamo.
El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas particulares debe hacerse con el visto bueno del jefe de la respectiva dependencia y debe quedar el soporte del préstamo.
En todos los casos deje una “FICHA AFUERA” y ubique en el lugar de donde fueron retirados los documentos.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Se entiende por transferencia primaria, al proceso técnico de organización y descripción de las unidades de conservación y posterior traslado al archivo central, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental TRD.
Por definición, es el proceso archivístico mediante el cual una unidad administrativa u oficina, transfiere las series documentales al archivo central, una vez cumplido el tiempo de retención estipulado en la TRD para el archivo de Gestión.
El funcionario encargado en cada Secretaria deberá diseñar un Programa Anual de Transferencia (preferiblemente dentro de los tres primeros meses de cada año) que no altere las actividades programadas por el archivo durante la vigencia. A este programa se deben acoger las oficinas, enviando la documentación como se indica en los procesos de clasificación, ordenación y descripción.
Programa anual de transferencias: Es una circular instructiva, para cumplimiento de todas las oficinas, en donde se dan las pautas a seguir por los funcionarios encargados de los archivos de las oficinas, para que organicen los archivos que van a transferir al archivo central de la Gobernación (básicamente lo descrito en este manual), lo importante de resaltar es que en la Circular se debe incluir la fecha que se le asigna a cada oficina para que realice la entrega; la primer fecha debe ser aproximadamente a los quince (15) días que salga la circular, para dar tiempo de que las oficinas organicen lo que van a transferir ; igualmente entre fecha y fecha programada de entrega, debe haber uno o dos días para que el funcionario encargado del archivo central revise y/o ubique los archivos en el sitio que a destinado para ello, esa ubicación es la que va a quedar en la base de datos, lo cual va a permitir que los archivos sean ubicados fácilmente y sin demoras.
PASOS METODOLOGICOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Tenga en cuenta la fecha programada en el calendario de transferencia, dada por el funcionario encargado del programa de transferencia documental en donde se determina La fecha que le corresponde a cada una de las Oficinas.
Solicite accesoria a quien compete el tema.
Verifique la finalización del periodo de retención. El funcionario responsable del archivo en cada una de las oficinas, deberá verificar que la documentación que se pretende transferir, haya finalizado su periodo de retención en el archivo de cada una de ellas, y así evitar problemas innecesarios en el servicio de consulta desde el archivo central. Es decir, seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que según la TRD deben transferirse.
Realice organización de los documentos, deberá clasificar, ordenar y efectuar la selección natural; es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el expediente, como son: impresos, o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos, impresos), formatos y hojas en blanco, borradores, copias o fotocopias cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de leyes decretos, cuando no hagan parte integral del expediente entre otros.
Ordenación de tipos documentales. Tal como se explicó anteriormente, los documentos se ubican uno detrás de otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el ultimó documento recibido aparezca al final del total de documentos que contiene la carpeta.
Foliación de la documentación; La filiación debe efectuarse en orden ascendente en atención a la cronología, correspondiendo el numero uno (1 ) al documento mas antiguo y el número mayor al documento mas reciente .
Ordene los expedientes por años y de manera secuencias siguiéndole código y la cronología en forma ascendente.
Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de uno hasta n tantas carpetas vaya a transferir.
En la solapa (vértice inferior derecho, parte exterior de la carpeta) consigne los siguientes datos: número de carpeta, numero de caja, código de la serie documental, nombre de la oficina productora, nombre de la serie documental, fechas extremas y numero de folios (utilice esfero de tinta negra).
Diligencie el formato, único de inventario documental, relacionando una a una cada carpeta, que se va a transferir al archivo central, con datos de fechas extremas, número de folios y demás datos requeridos en el formato, tal como se explico anteriormente.
Ubique las carpetas en cajas, siga el orden ascendente de numeración de carpetas.
Imprima el Formato único de Inventario Documental, en original y copia, haga entrega al funcionario encargado del archivo central, junto con la documentación relacionada. El funcionario encargado del archivo central, debe firmar como recibido y dejar constancia en el FUID, que falta confirmar contenido.
El funcionario encargado del Archivo Central de la Gobernación, deberá confirmar el contenido y confrontar las series según las TRD de la oficina, verificar lo descrito en el formato único de inventario documental frente a las carpetas entregadas. Si el proceso no se ha realizado correctamente, este deberá devolver las carpetas y el FUID para que sean corregidos los problemas.. Si el proceso esta correcto debe firmar como recibido a satisfacción.
NO SE DEBE INCLUIR MATERIAL DE APOYO NI MATERIAL BIBLIOGRAFICO DENTRO DE LAS CARPETAS DE DOCUMENTOS QUE REPRESENTAN LAS SERIES DOCUMENTALES.
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